Borrador. Falta completar la identificación de quien presta el servicio (razón social, RUT, domicilio y representante legal). Hasta entonces este documento no es aceptable ni exigible.
Acuerdo de Tratamiento de Datos
Tú eres el responsable de los datos de tu trabajador/a y Todokei el encargado que los trata por tu cuenta. Este acuerdo fija qué podemos hacer con ellos, qué no, y qué pasa cuando el servicio termina.
Versión 1.2 · vigente desde el 15 de septiembre de 2026
1. Quién es quién
Este acuerdo es entre tú, el empleador o la empleadora —en adelante, el responsable— y POR DEFINIR, RUT POR DEFINIR —en adelante, Todokei, el encargado—, y forma parte de los Términos y Condiciones que aceptas al registrarte.
Tú decides contratar a tu trabajador/a, tú defines para qué se usan sus datos y tú tienes las obligaciones laborales que justifican guardarlos. Por eso el responsable de esos datos eres tú, y Todokei los trata únicamente por tu cuenta y según tus instrucciones. Esa es la estructura que el artículo 15 bis de la Ley 21.719 exige poner por escrito.
Una aclaración que conviene dejar dicha: respecto de tus propios datos —tu cuenta, tu suscripción, tu medio de pago— Todokei es responsable y no encargado, y eso se rige por la Política de Privacidad, no por este acuerdo.
Si por la naturaleza de tu situación el tratamiento que haces quedara fuera del ámbito de la Ley 21.719, este acuerdo sigue obligando a Todokei en los mismos términos, como compromiso contractual.
2. Objeto del encargo
Le encargas a Todokei tratar los datos personales de tu trabajador/a exclusivamente para:
- Generar, almacenar, firmar electrónicamente y entregar los documentos de la relación laboral: contrato, anexos, liquidaciones de sueldo, comprobantes de feriado y permisos, certificados, carta de aviso de término y finiquito.
- Calcular remuneraciones, cotizaciones, saldos de feriado, montos de finiquito y plazos legales.
- Dar acceso a tu trabajador/a a sus propios documentos y datos, y permitirle firmar y proponer correcciones.
- Enviarles a ambos los avisos necesarios para cumplir los plazos de la relación laboral.
- Mantener la seguridad del servicio y la evidencia de las firmas electrónicas.
Esta lista es cerrada. Cualquier finalidad que no esté acá queda prohibida, y eso incluye expresamente usar los datos de tu trabajador/a para análisis propios de Todokei, para desarrollar productos, para publicidad o para entrenar sistemas de inteligencia artificial. La ley es clara en la consecuencia: si el encargado trata los datos con un fin distinto del convenido, pasa a ser considerado responsable para todos los efectos legales y responde solidariamente por los daños.
3. Duración
El encargo dura mientras tu cuenta esté activa, más los plazos de conservación de la sección 7. Termina cuando cierras tu cuenta o cuando termina el contrato de servicio por cualquier causa.
4. Qué datos cubre
Las personas cuyos datos se tratan son tus trabajadoras y trabajadores de casa particular, y las categorías son:
| Categoría | Qué incluye |
|---|---|
| Identificación | Nombre, RUT o pasaporte o cédula de su país, nacionalidad, fecha de nacimiento |
| Contacto | Domicilio, correo electrónico, teléfono |
| Laborales | Cargo, jornada, tipo de contrato, fechas de inicio y término, causal de término |
| Remuneracionales | Sueldo base, gratificaciones, bonos, descuentos, asignaciones |
| Previsionales | AFP, institución de salud, plan, asignación familiar y su acreditación |
| Bancarios | Institución y número de cuenta donde se le paga el sueldo |
| Migratorios | Situación migratoria y vigencia del permiso de trabajo |
| De salud (dato sensible) | Fechas y días de reposo de licencias médicas. Nunca el diagnóstico. |
Sobre los datos de salud, dos compromisos firmes. Todokei no recoge ni almacena diagnósticos médicos. Y si tu trabajador/a adjunta una licencia emitida en papel para que te llegue, ese archivo se elimina cuando confirmas que la tramitaste, y en todo caso a los 30 días de recibida. Tú también te obligas a no subir a la plataforma documentos que contengan diagnósticos: la normativa de licencias médicas es explícita en que el diagnóstico no debe ser conocido por el empleador.
5. Obligaciones de Todokei
Todokei se obliga a:
- Tratar los datos solo según este encargo y tus instrucciones, y no cederlos a nadie sin tu autorización expresa y específica.
- Guardar secreto sobre los datos, obligación que subsiste incluso después de que termine esta relación, y exigir lo mismo a toda persona que tenga acceso a ellos.
- Aplicar las medidas de seguridad descritas en la sección 5 de la Política de Privacidad, apropiadas a la naturaleza de los datos y a los riesgos del tratamiento.
- Reportarte toda vulneración de seguridad que afecte estos datos, sin dilaciones indebidas desde que tomemos conocimiento, con la información que necesites para cumplir tus propias obligaciones.
- Ayudarte a responder las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad o bloqueo que te presente tu trabajador/a, y trasladarte cualquiera que nos llegue directamente.
- No delegar en terceros fuera de los autorizados en la sección 6.
- Suprimir o devolverte los datos al terminar el encargo, según lo que elijas, conforme a la sección 7.
6. Proveedores que autorizas de antemano
El artículo 15 bis no permite al encargado delegar el tratamiento en un tercero sin autorización específica y por escrito del responsable, y deja a quien delega solidariamente responsable de lo que haga ese tercero. Por eso esta lista está acá y no escondida en otra parte: al aceptar este acuerdo, autorizas a Todokei a usar estos proveedores para los fines indicados.
| Proveedor | Para qué | Qué datos toca | País |
|---|---|---|---|
| Clerk | Cuentas de acceso y verificación de identidad por correo | Nombre y correo electrónico del empleador y del trabajador/a | Estados Unidos |
| Supabase | Base de datos y almacenamiento de los documentos | Todos los datos de la relación laboral, incluidos los documentos firmados | Estados Unidos |
| Vercel | Servidores donde corre la aplicación | Los datos en tránsito mientras se usa la plataforma | Estados Unidos |
| Resend | Envío de los correos de la plataforma | Nombre, correo electrónico y el contenido del aviso | Estados Unidos |
| Upstash | Control de abuso y límite de solicitudes por minuto | Dirección IP y ruta solicitada | Estados Unidos |
| Anthropic | Responder las consultas del chat de ayuda laboral del empleador/a | El texto de la consulta que escribe el empleador/a. No se envía ningún dato de la ficha del trabajador/a ni de sus documentos. | Estados Unidos |
| Fintoc | Mandato de cobro automático de la suscripción | Nombre, RUT y datos bancarios del empleador. Ningún dato del trabajador/a. | Chile |
Para los proveedores ubicados en países sin declaración de nivel adecuado de protección, Todokei aplica las cláusulas contractuales modelo aprobadas por el Ministerio de Economía y publicadas en el Diario Oficial el 19 de diciembre de 2025.
Si Todokei va a incorporar un proveedor nuevo que trate estos datos, te lo avisará por correo con al menos 30 días de antelación. Si no estás de acuerdo, puedes terminar el contrato sin costo antes de que el cambio entre en vigencia. Todokei sigue respondiendo solidariamente por lo que haga cualquiera de estos proveedores.
7. Qué pasa cuando el encargo termina
La ley obliga a elegir: cumplida la prestación del servicio, los datos en poder del encargado deben ser suprimidos o devueltos al responsable. Todokei hace las dos cosas, en este orden:
- Primero te los devuelve. Preparamos un expediente descargable con los documentos firmados de cada trabajador/a —contratos, anexos, liquidaciones, comprobantes de feriado y permisos, cartas de término y finiquitos— y te avisamos por correo con un enlace para descargarlo. Te enviamos un enlace, no los archivos: un expediente adjunto quedaría para siempre en tu casilla de correo, fuera de todo control.
- Tienes 60 días para descargarlo, con recordatorios.
- Después los suprimimos. Eliminamos los datos personales de tus trabajadores/as de nuestras bases y de nuestro almacenamiento.
Mientras tu cuenta siga activa y tengas un trabajador/a desvinculado/a, sus documentos se conservan 5 años desde el término de su contrato, y los puedes descargar cuando quieras. Ese plazo no es arbitrario: es el de prescripción del cobro de cotizaciones de seguridad social, contado desde el término de los servicios, y es el escenario en que más vas a necesitar esos papeles. Sus datos de contacto y bancarios, en cambio, se eliminan 90 días después de cerrado el finiquito, porque ya no sirven para defenderte de nada: lo que acredita la relación —contrato, carta y su respaldo de entrega, liquidaciones, finiquito— está en los documentos.
Puede quedar un registro estadístico anonimizado de forma irreversible —duración del vínculo en meses, cargo, tramo de remuneración, región— sin identificadores y sin posibilidad de volver a asociarlo a una persona. La ley dice que un dato anonimizado deja de ser un dato personal, y por eso no queda cubierto por este acuerdo.
8. Si hay una filtración: el mandato que nos das
Acá hay un problema práctico que conviene nombrar en vez de esconder. Si se filtran datos de tu trabajador/a, la ley obliga al responsable —o sea a ti— a reportarlo a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando hay datos sensibles o bancarios involucrados, a avisarle a cada persona afectada. Redactar y presentar eso en plazo no es algo que un empleador de casa particular pueda hacer solo.
Por eso, al aceptar este acuerdo le encomiendas a Todokei preparar y presentar, por tu cuenta y en tu nombre, el reporte a la Agencia y los avisos a las personas afectadas, y Todokei se obliga a hacerlo. Te mantendremos informado de cada paso y te entregaremos copia de todo lo presentado.
Este mandato no te quita tu calidad de responsable ni te impide actuar por tu cuenta si prefieres hacerlo. Lo que hace es asegurar que el aviso ocurra.
9. Tus obligaciones como responsable
Como responsable de estos datos, te obligas a:
- Ingresar solo los datos necesarios para la gestión de la relación laboral, y mantenerlos exactos y actualizados.
- Informar a tu trabajador/a que usas Todokei para gestionar su documentación, y entregarle o indicarle la Política de Privacidad.
- No subir documentos que contengan diagnósticos médicos ni datos sensibles que no correspondan a la gestión laboral.
- Resguardar tu contraseña y no compartir tu cuenta: quien entra con tus credenciales ve los datos de tu trabajador/a.
- Trasladarnos cualquier solicitud de derechos que recibas y que requiera nuestra intervención técnica, y responderla en los plazos legales.
- Avisarnos si tomas conocimiento de una vulneración de seguridad que afecte estos datos.