Borrador. Falta completar la identificación de quien presta el servicio (razón social, RUT, domicilio y representante legal). Hasta entonces este documento no es aceptable ni exigible.
Política de Privacidad
Qué datos tratamos, para qué, con qué base legal, por cuánto tiempo, quién más los ve y cómo ejerces tus derechos. Aplica tanto a empleadores como a trabajadoras y trabajadores.
Versión 1.3 · vigente desde el 3 de octubre de 2026
1. Quién responde por estos datos
POR DEFINIR, RUT POR DEFINIR, domicilio en POR DEFINIR, representada legalmente por POR DEFINIR.
Para ejercer cualquier derecho sobre tus datos, o para preguntar cualquier cosa de esta política, escribe a datos@todokei.cl. Ese es el canal oficial y lo atendemos en los plazos de la sección 7.
Todokei tiene dos roles distintos según de quién sean los datos, y conviene entenderlos porque cambian quién decide sobre ellos:
| De quién son los datos | Qué es Todokei | Qué significa |
|---|---|---|
| Del empleador: su cuenta, su suscripción, su medio de pago | Responsable de datos | Todokei decide para qué se usan y responde directamente por ellos. |
| Del trabajador/a: su ficha, sus documentos, sus liquidaciones | Encargado de tratamiento | El responsable es su empleador. Todokei los trata por cuenta de él y siguiendo sus instrucciones, nunca para fines propios. |
Esa segunda fila tiene una consecuencia práctica: si eres trabajador/a y quieres que se borre un documento de tu relación laboral, la decisión no es de Todokei. Está explicado en la sección 7.
2. Qué datos tratamos y para qué
Datos del empleador, de los que Todokei es responsable:
| Categoría | Para qué | Base legal |
|---|---|---|
| Nombre, RUT, correo, teléfono, domicilio | Identificarte, emitir tus documentos laborales y contactarte | Ejecución del contrato contigo |
| El banco con el que pagas el sueldo (solo el nombre del banco, opcional) | Llevarte al sitio de tu banco cuando vas a pagar el sueldo | Ejecución del contrato contigo |
| Datos de la suscripción y del mandato de cobro | Cobrarte el servicio y emitir el documento tributario | Ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales tributarias |
| Correo electrónico, para avisos de la plataforma | Avisarte de plazos, documentos por firmar y cambios en el servicio | Ejecución del contrato |
| Registros de acceso, firma e IP | Seguridad de la cuenta y evidencia de las firmas electrónicas | Interés legítimo en la seguridad y en el valor probatorio de los documentos |
Datos del trabajador/a, de los que Todokei es encargado y el empleador responsable:
| Categoría | Para qué | Base legal del empleador |
|---|---|---|
| Nombre, RUT o pasaporte o cédula de su país, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, correo, teléfono | Individualizar a la persona en el contrato y en todos sus documentos | Ejecución del contrato de trabajo y cumplimiento de obligaciones legales |
| Cargo, jornada, fechas de inicio y término, tipo de contrato | Generar el contrato, sus anexos y el finiquito; calcular vacaciones y plazos | Ejecución del contrato de trabajo |
| Remuneración, AFP, institución de salud, asignación familiar | Calcular y emitir las liquidaciones de sueldo y las cotizaciones | Cumplimiento de obligaciones legales laborales y de seguridad social |
| Datos bancarios para el pago del sueldo | Que el empleador sepa dónde pagar | Ejecución del contrato de trabajo |
| Situación migratoria y permiso de trabajo | Acreditar ante una fiscalización que la persona está habilitada para trabajar | Cumplimiento de la obligación legal de los artículos 103 y 117 de la Ley 21.325 |
| Fechas y días de licencias médicas | Justificar la ausencia, calcular la liquidación y controlar el plazo de tramitación | Ejercicio de derechos y obligaciones en el ámbito laboral y de seguridad social |
No tratamos datos de menores de edad, salvo los que aparezcan en una acreditación de asignación familiar, y solo para calcular ese beneficio. No usamos los datos para publicidad, ni para perfilar a nadie, ni para entrenar sistemas de inteligencia artificial.
3. Los datos de salud: qué hacemos y qué no
Todokei no guarda diagnósticos médicos. Tampoco debe hacerlo tu empleador: la normativa de licencias médicas es explícita en que el diagnóstico no debe ser conocido por el empleador.
De una licencia médica conservamos solo las fechas y los días de reposo, que son los datos necesarios para justificar la ausencia, calcular la liquidación y controlar el plazo legal de tramitación.
Si la licencia fue emitida en papel, el trabajador/a puede adjuntar el documento para que le llegue a su empleador. En ese caso el archivo cumple una función de tránsito y no de archivo: se elimina cuando el empleador confirma que la tramitó, y en todo caso a los 30 días de haberla recibido. Queda registrada la fecha en que se eliminó.
Las licencias médicas electrónicas no pasan por Todokei en ningún momento: llegan directamente al portal oficial del empleador, que es el sistema diseñado para esconderle el diagnóstico.
4. Cuánto tiempo conservamos cada cosa
No conservamos los datos indefinidamente, y los plazos no son arbitrarios: salen de los plazos que la propia ley le da a alguien para reclamar.
| Qué | Cuánto | Por qué ese plazo |
|---|---|---|
| Documentos laborales firmados de un trabajador/a desvinculado/a | 5 años desde el término del contrato | Es el plazo de prescripción del cobro de cotizaciones de seguridad social, contado desde el término de los servicios (artículo 31 bis de la Ley 17.322). Es el reclamo más largo al que queda expuesto un empleador, y estos documentos son su defensa. |
| Datos de contacto y bancarios de un trabajador/a desvinculado/a | 90 días después de cerrado el finiquito | Terminado el vínculo no hay más pagos que hacer ni avisos que enviar. Se esperan 90 días desde el cierre del finiquito porque ese pago y sus trámites ocurren después del término. Incluye correo, teléfono, domicilio y cuenta bancaria. |
| Archivo de una licencia médica de papel | 30 días, o antes si ya se tramitó | Su única finalidad es llegar del trabajador/a al empleador. Cumplida, sobra. |
| Datos del empleador y de su facturación | 6 años desde el cierre de la cuenta | Obligaciones tributarias y contables propias de Todokei. |
| Evidencia de firma (cuenta, fecha, IP) | Lo mismo que el documento firmado | Sin la evidencia, el documento pierde valor probatorio. Van juntos. |
| Registro de incidentes de seguridad | 5 años | Es la obligación de registro del artículo 14 sexies. |
Si el empleador cierra su cuenta, el encargo termina. Le entregamos un expediente descargable con los documentos firmados, tiene 60 días para descargarlo y después eliminamos los datos personales. Puede quedar un registro estadístico anonimizado —duración del vínculo en meses, cargo, tramo de remuneración, región— sin identificadores ni forma de volver a asociarlo a una persona. Un dato anonimizado, dice la ley, deja de ser un dato personal.
5. Cómo protegemos los datos
El principio de seguridad de la Ley 21.719 exige proteger los datos contra el tratamiento no autorizado y contra su pérdida, filtración, daño accidental o destrucción. Estas son las medidas que aplicamos:
- Acceso con cuenta y contraseña, gestionado por un proveedor especializado de identidad.
- Cifrado del tráfico entre tu dispositivo y la plataforma, y cifrado de los datos almacenados.
- Separación estricta por empleador: toda consulta filtra por la cuenta de la sesión, de modo que un empleador no puede acceder a datos de otro ni un trabajador/a a los de un compañero.
- Los archivos no se sirven desde un almacenamiento público: cada descarga usa un enlace firmado que expira en minutos.
- Límite de solicitudes por minuto, para contener intentos automatizados de abuso.
- Respaldos periódicos de la base de datos, con pruebas de restauración.
- Acceso administrativo restringido a una lista cerrada de cuentas, y deber de secreto para todo quien tenga acceso.
- Ambientes de desarrollo y producción separados, con bases de datos distintas, para que ninguna prueba toque datos reales.
Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Si ocurre una vulneración de seguridad, lo que hacemos está en la sección 8.
6. Quién más ve estos datos
No vendemos ni cedemos datos personales con fines comerciales. Los comparten solo quienes nos prestan servicios necesarios para que la plataforma funcione, y únicamente para eso:
| Proveedor | Para qué | Qué datos | País |
|---|---|---|---|
| Clerk | Cuentas de acceso y verificación de identidad por correo | Nombre y correo electrónico del empleador y del trabajador/a | Estados Unidos |
| Supabase | Base de datos y almacenamiento de los documentos | Todos los datos de la relación laboral, incluidos los documentos firmados | Estados Unidos |
| Vercel | Servidores donde corre la aplicación | Los datos en tránsito mientras se usa la plataforma | Estados Unidos |
| Resend | Envío de los correos de la plataforma | Nombre, correo electrónico y el contenido del aviso | Estados Unidos |
| Upstash | Control de abuso y límite de solicitudes por minuto | Dirección IP y ruta solicitada | Estados Unidos |
| Anthropic | Responder las consultas del chat de ayuda laboral del empleador/a | El texto de la consulta que escribe el empleador/a. No se envía ningún dato de la ficha del trabajador/a ni de sus documentos. | Estados Unidos |
| Fintoc | Mandato de cobro automático de la suscripción | Nombre, RUT y datos bancarios del empleador. Ningún dato del trabajador/a. | Chile |
Varios de estos proveedores están en Estados Unidos, país que no cuenta con una declaración de nivel adecuado de protección. Para esas transferencias aplicamos las cláusulas contractuales modelo aprobadas por el Ministerio de Economía y publicadas en el Diario Oficial el 19 de diciembre de 2025, que rigen mientras la Agencia de Protección de Datos Personales no apruebe las propias.
También entregamos datos cuando una autoridad competente nos lo ordena: un tribunal, la Dirección del Trabajo en una fiscalización, o la Agencia de Protección de Datos Personales. En esos casos entregamos lo que la orden pide y nada más.
No agregamos proveedores nuevos en silencio. Si vamos a incorporar uno que trate datos de trabajadores/as, avisamos antes al empleador, porque la ley no nos permite delegar sin su autorización específica y por escrito.
7. Tus derechos y cómo ejercerlos
Seas empleador o trabajador/a, tienes derecho a:
- Acceso: saber si tratamos tus datos, cuáles son, de dónde salieron, para qué los usamos, a quién se entregan y por cuánto tiempo los guardamos.
- Rectificación: corregir los que estén equivocados, incompletos o desactualizados.
- Supresión: pedir que los eliminemos, con los límites de más abajo.
- Oposición: oponerte a un tratamiento determinado.
- Portabilidad: recibir una copia de tus datos en un formato que puedas llevarte.
- Bloqueo: pedir que suspendamos temporalmente un tratamiento mientras se resuelve un reclamo.
Se ejercen escribiendo a datos@todokei.cl. Acusamos recibo y te respondemos dentro de 30 días, prorrogables una sola vez por otros 30 si el caso lo requiere, avisándote. Una solicitud de bloqueo la respondemos dentro de 2 días. Ejercerlos es gratuito.
Dos límites honestos, para no prometer lo que no podemos cumplir:
- No podemos borrar documentos laborales a solo pedido. Si eres trabajador/a, tu empleador es el responsable de esos datos y tiene obligaciones legales de conservarlos. Tu solicitud se la trasladamos a él y te decimos qué resolvió; no la decidimos nosotros. Lo que sí podemos hacer siempre es darte acceso y una copia.
- Retirar un consentimiento no deshace la relación laboral. La mayor parte de este tratamiento no se funda en tu consentimiento, sino en la ejecución del contrato de trabajo y en obligaciones legales. Donde sí pedimos consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento y sin expresar causa.
Si rechazamos tu solicitud o no te respondemos en plazo, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales. Te vamos a indicar ese derecho en la misma respuesta, junto con el plazo que tienes para ejercerlo.
8. Si ocurre una filtración de datos
Tenemos un protocolo escrito de antemano para esto, y estos son los compromisos que nos impone:
- Contener el incidente y preservar la evidencia desde la primera hora.
- Reportarlo a la Agencia de Protección de Datos Personales por los medios más expeditos posibles y sin dilaciones indebidas. Nuestro objetivo operativo son 72 horas desde que tomamos conocimiento.
- Avisar a cada persona afectada, en lenguaje claro y sencillo, diciéndole qué datos suyos se vieron involucrados, qué consecuencias puede tener y qué medidas tomamos. Como Todokei trata datos de salud y datos bancarios, damos por hecho que este aviso va a corresponder.
- Registrar el incidente con su naturaleza, efectos, categorías de datos y número aproximado de afectados — incluso cuando concluyamos que no correspondía notificar.
- Respecto de los datos de trabajadores/as, donde el responsable es el empleador, nos hacemos cargo de preparar y presentar esas notificaciones por cuenta de él, por mandato expreso del Acuerdo de Tratamiento de Datos. Es el único modo de que el aviso ocurra de verdad.
9. Decisiones automatizadas
Todokei calcula de forma automática liquidaciones de sueldo, saldos de vacaciones, montos de finiquito y plazos legales. La lógica es aritmética aplicada a los datos de la ficha y a los parámetros legales vigentes; no hay perfilamiento ni evaluación de personas.
Ninguna decisión se ejecuta sin que una persona la apruebe. Todo cálculo es una propuesta: la liquidación la emite el empleador, el documento lo firman ambas partes, el cambio de datos lo aprueba el empleador. La plataforma avisa y calcula; decidir es de las personas.
10. Cookies y tecnologías similares
Usamos solo las cookies necesarias para que la plataforma funcione: mantener tu sesión abierta, recordar cuál de tus empleos estás viendo si tienes más de uno, y proteger el envío de formularios. No usamos cookies de publicidad, ni de analítica de terceros, ni de seguimiento entre sitios.
Como no hay cookies no esenciales, no te pedimos consentimiento para ellas. Si eso cambia, te lo vamos a pedir antes de instalarlas.
11. Versiones de esta política
Esta política lleva número de versión y fecha de vigencia, arriba. Si la modificamos de forma relevante, te avisamos por correo antes de que el cambio entre a regir, y conservamos las versiones anteriores para consulta.